„das Ende des Workflow-Knotens“

Erfolgreiche Mediensteuerung im Verpackungsmanagement

Branchen

Lebensmittelindustrie und Handel

Kompetenzfelder

Medien- und Workflowmanagement

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Case Study

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Case Study

Verpackungsmanagement ist eine außerordentlich komplexe Aufgabe. Neben den verkaufsrelevanten Parametern gilt es im Lebensmittelbereich zahlreiche gesetzliche Vorschriften einzuhalten und für die Verringerung der betrieblichen Umweltauswirkungen zu sorgen. Wie kann man diesen komplexen Produktionsprozess präzise und wirtschaftlich steuern?

Eine Verpackung besteht aus einer Vielzahl von Informationen und Medienelementen, die sich wechselweise verändern. Das Ziel ist es, durch Optimierung der Veränderungsprozesse ein besseres Time-to-Market zu erreichen, eine Übersicht aller Prozessfortschritte zu bekommen und Fehler zu vermeiden, die unter Umständen zu falsch produzierten Verpackungen führen.

Beispielhaft gelingt diese Prozessoptimierung bei Popp Feinkost aus Kaltenkirchen. Popp Feinkost ist einer der führenden Anbieter von Feinkostprodukten. Die Produktpalette des Unternehmens umfasst Feinkost- und Rohkostsalate, pikante und süße Brotaufstriche auf Salatbasis, Fischspezialitäten, Kartoffelspezialitäten, Convenienceprodukte, Süßspeisen, Dressings/Dips und Mayonnaisen.

Zu jedem Popp Feinkost-Produkt gehören neben der Rohware auch die Verpackung, Becher-, Deckel- und/oder Klebeetikett. Nur damit kann ein Produkt in den Markt gebracht werden. Dabei spielt der werbliche Charakter eine immens wichtige Rolle. Neben dem Design sind auf einer Verpackung auch folgende Informationen zu finden: Mindesthaltbarkeitsdatum, Nährwerttabellen, Herstellerangaben, Zutatenverzeichnis, Füllmenge, Informationen für Allergiker und einiges mehr.

Und das ist bei weitem noch nicht alles. Dem Qualitätsmanagement eines Lebensmittelherstellers ist erst dann wirklich geholfen, wenn auch alle zu dem Endprodukt hinleitenden Zertifikate und Unbedenklichkeitserklärungen auf einen Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Alle Informationen in einem System

Popp Feinkost ist ein Teil der Wernsing-Gruppe. Wernsing führte bereits 2013 für den gesamten Unternehmensverbund ein zuverlässiges Workflow Management System ein, einschließlich eines Media Asset Management Systems (MAM) und eines Produktinformations-Management Systems (PIM).

Für die Entwicklung und Implementierung dieser Systeme engagierte Wernsing das dataroom Team der datagraphis GmbH aus Wiesbaden. Das bestehende Wernsing ERP-System wurde an das neue zentrale System angeschlossen. Alle Informationen werden auf einer Web-Oberfläche visualisiert. Großer Wert wird auf eine übersichtliche Darstellung für die Mitarbeiter gelegt. Damit stehen in nur einem System alle Informationen zu den Produkten zur Verfügung. Es bildet alle Designs, Daten und Zertifikate direkt im Browser ab. Dienstleistende Agenturen sind ebenfalls angeschlossen, um hier ihre Mediendaten zentral abzulegen. Das erleichtert die tägliche Arbeit.

Spezifikationen für Zutaten und Teilproduktbestandteile sind für jedes Produkt abrufbar. Ebenso werden Produkttexte und Bilder gepflegt und über eine Schnittstelle an verschiedene Webseiten ausgeliefert. Updates von Zutatenlisten oder Füllmengen werden automatisiert abgebildet.

Im Verpackungsmedien Management System werden alle relevanten Parameter abgebildet.

Die Klammer bildet immer das zu verkaufende Produkt.

Das Produkt als Informationsklammer

Auf diesem System basierend entwickelte datagraphis eine auf Popp Feinkost zugeschnittene Lösung für den Erstellungs- und Freigabeprozess der Verpackungen. Die Klammer bildet immer das zu verkaufende Produkt. Hierüber sind Nährwerte, Produktabbildungen, Verpackung, Kartonage, Stanze, Deckel oder Etiketten zusammengehalten.

Auf dieser Grundlage können Veränderungen oder Neugestaltungen aller Informationen eingesehen werden, um die Verpackung nach einem festgelegten Workflow zu erstellen, zu bearbeiten und zur Produktion anzuweisen.

Im Workflow wird auch festgehalten, welche speziellen Produktionsparameter notwenig sind: Ist für die Faltschachtel schon ein Stanzwerkzeug vorhanden, oder muss ein neues erstellt werden? Allein die Kopplung dieser Informationen in einer Datenbank lassen bei dem breiten Produktangebot erkennen, wie Verpackungen sinnvoll hergestellt und in der Produktion abgefüllt werden können.

Das System funktioniert nicht nur in eine Richtung von der Verpackungsanforderung bis zur Produktion – es funktioniert auch rückläufig, um für alle Produkte sämtliche Hersteller- und Zulieferer-Zertifikate und Unbedenklichkeitsbescheinigungen sofort einsehen zu können. Die Dokumentenflut, die hinter der Lebensmittel- und Verpackungsmittelproduktion steht, um beste und reinste Produkte anzubieten, ist womöglich noch komplexer zu verwalten als die zahlreichen Informationen, die am Ende der Kette auf der Verpackung stehen müssen. Insbesondere diese zentrale Steuerung der Qualitätsdokumentation macht das neue System nicht nur zur Entlastung für Marketing und Verpackungsproduktion, sondern auch für das gesamte Qualitätsmanagement.

Mit der Einführung dieses Verpackungsmedien Management Systems können ab sofort alle verkaufsrelevanten Verpackungselemente zusammen mit Logistikdaten und der Dokumentation der Qualitätssicherung in einem durchgängigen Workflow von der Anforderung über interne Stellen sowie externer Agenturen bis hin zum Druckdienstleister durchgehend gesteuert und im Nachhinein zurückverfolgt werden.